Korte cursus: Hoe schrijf ik een normale e-mail?

Hallo,

En welkom bij de korte cursus “Hoe schrijf ik een normale e-mail?”.

Waarschijnlijk ben je op deze pagina terecht gekomen omdat de ontvanger van je mail vond dat deze zo dramatisch geformuleerd was, dat een korte cursus in dit verbeteren jou niet zal misstaan.

Let vooral op dat deze cursus niet is bedoeld als aantijging tegen jou als persoon. Maar juist in het leven is geroepen om jou te helpen je beter gehoord te laten worden in communicatie per mail. Zoals je misschien al weet is e-mail een ander communicatiemiddel dan bijvoorbeeld SMS of WhatsApp. We beginnen deze cursus dan ook met iets dat je niet bij SMS of WhatsApp gebruikt, maar altijd bij het versturen van een e-mail: de aanhef.

Aanhef

De aanhef van een e-mail is zeer belangrijk. Vaak kun je de rest van je bericht al maken of breken door het gebruik van de juiste of de verkeerde aanhef. Het weglaten van een aanhef is dan ook helemaal uit den boze. Dit getuigt van volledige desinteresse jegens de ontvanger van je e-mail. Je kunt bij het weglaten van een aanhef dan ook niet verwachten op een met zorg geformuleerd antwoord.

De juiste aanhef van je e-mail hangt af van een aantal factoren. Je kunt je e-mail beginnen met ‘Hallo’, ‘Beste’, ‘Geachte’, ‘Hoi’ of bijvoorbeeld ‘Goedemorgen’ en ‘Goedenavond’. Hierna adresseer je de ontvangen. Weet je de naam van de persoon? Gebruik die dan. Weet je die niet, schrijf dan bijvoorbeeld na je mail ‘klantenservice medewerker’ of ‘teamlid [webshopnaam]’.

De aanhef sluit je altijd af met een komma en twee enters.

Inhoud van je bericht

Omdat je waarschijnlijk niet de enige bent die een e-mail stuurt, is het belangrijk dat je de informatie zo volledig en beknopt mogelijk houdt. Dit zorgt ervoor dat de ontvanger geen tijd hoeft te steken in het lezen van lappen nutteloze tekst of het uitpluizen van ontbrekende informatie. Denk hierbij aan cruciale informatie zoals een ordernummer, datum of adres.

Dit is weer tijd die gestoken kan worden in het formuleren van een gedegen antwoord. Iets waar jij zelf ook bij gebaat bent.

Interpunctie en leestekens

De Nederlandse taal kent een aantal leestekens die het lezen van een tekst vergemakkelijken. Zo heb je een punt “.” om het einde van een zin aan te duiden. Gebruik je een vraagteken “?” op het einde van een vraag. En een uitroepteken “!” wanneer je je zin kracht bij wil zetten.

Wat je ook doet, zorg ervoor dat je één van deze tekens nóóit dubbel (of nog vaker) gebruikt. In dit geval overdrijf je de kracht van het leesteken en zul je overkomen als iemand die de emoties niet goed onder controle kan houden.

Afsluiting

In de afsluiting van je e-mail hanteer je de gewone beleefdheidregels. Bedank je lezer voor de genomen moeite of voor de getoonde aandacht. En groet gewoon met hartelijke groeten of met vriendelijke groeten. Sluit af met je naam en eventuele andere contactinformatie als die nodig is.

Sluit nooit af met "Verstuurd vanaf mijn iPhone". Dit is nutteloze informatie waar de ontvanger niets aan heeft.

Ten slotte. Bedenk voor je op ‘verzend’ klikt dat je lezer ook een persoon is die gewoon de werkdag door probeert te komen. Hoe normaler jij je e-mail weet op te stellen, hoe groter de kans dat deze persoon jou goed zal helpen met waar je e-mail over gaat.